Assistenz der stellvertretenden Direktorin und des Verwaltungsleiters (d/m/w)

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz der stellvertretenden Direktorin und des Verwaltungsleiters (d/m/w)

Die Stelle hat einen Umfang von 100 % und ist für zwei Jahre befristet, mit der Option auf Entfristung. Eine Teilzeitbeschäftigung ist möglich.

Sie unterstützen die stellvertretende Direktorin und den Leiter der Verwaltung, damit sie sich auf ihre wesentlichen Aufgaben konzentrieren können. Das Erstellen von Protokollen, die Verwaltung von Wiedervorlagen und Absprachen sowie das Finden der richtigen Formulierungen sind für Sie ebenso selbstverständlich wie das Behalten des Überblicks über Aufgaben und die Tagesplanung. Sie bringen sich gerne in konkrete Projekte ein, sind neugierig und aufgeschlossen und integrieren sich problemlos in wechselnde Teams. Mit Ihrer praktischen Herangehensweise packen Sie auch im täglichen Geschäft tatkräftig mit an.

Ihre Aufgaben:

• Büroadministration, wie z.B. Terminkoordination, Kalenderpflege, Dokumentenablage, Archivierung
• Mitwirkung bei der Vorbereitung, Nachbereitung und Durchführung von Gremiensitzungen (z.B. Krisenteam, Digitalrat, Forum Ebenhausen) sowie von Arbeits- und Projektgruppen, Besprechungen inkl. das Erstellen von Protokollen
• Unterstützung bei der Erstellung von Vorlagen und Präsentationen
• Mitarbeit in Projekten sowie im Tagesgeschäft insbesondere in den Bereichen Personal und Digitalisierungsvorhaben

Ihr Profil

• Eine für die Tätigkeit relevante abgeschlossene Berufsausbildung und Berufserfahrung, idealerweise in einer vergleichbaren Position
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch, gute Französischkenntnisse sind von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office, Bereitschaft zur Einarbeitung in weitere IT-Systeme sowie eine ausgeprägte digitale Affinität.
• Absolute Zuverlässigkeit und ein professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen
• Hohe Kommunikationsfähigkeit
• Ausgeprägtes Organisationstalent, gutes Selbstmanagement und Teamfähigkeit

Wir bieten:

• Einen sicheren Arbeitsplatz
• Vergütung bis zur Entgeltgruppe 9a TVöD (Bund)
• Mobiles Arbeiten an bis zu 40% der monatlichen Arbeitszeit möglich
• Flexible Arbeitszeiten
• 30 Urlaubstage im Jahr
• Arbeitsplatz in zentraler Lage in Berlin Charlottenburg-Wilmersdorf
• Betriebseigener Park- sowie Fahrradstellplatz
• Zuschuss zum Deutschland-Ticket
• Einblicke in aktuelle politische Themen
• Ein kooperatives und kollegiales Arbeitsumfeld

Die SWP fördert die Gleichstellung aller Menschen. Wir begrüßen deshalb alle Bewerbungen, unabhängig von ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, Geschlecht, Alter, Behinderung, Religion, Weltanschauung, sexueller Identität oder Orientierung.

Bitte richten Sie Ihre aussagefähigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen bis zum 09.03.2025 an bewerbungen@swp-berlin.org.

Anlagen bitten wir, in einer PDF-Datei zusammenfassen.

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses speichern und verarbeiten wir die von Ihnen übersandten Daten. In dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie umfassend über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten informieren. Sollten Sie mit der Verarbeitung Ihrer Daten durch die SWP nicht einverstanden sein, können Sie jederzeit unter bewerbungen@swp-berlin.org widersprechen. Wenn Sie uns Ihre Bewerbung in verschlüsselter Form senden möchten, verwenden Sie dazu bitte unseren PGP Public Key.